مهارت داشتن ارتباط سالم با همکاران یکی از مهم ترین مهارت های نرم در محیط کار است. شاید این طور به نظر برسد که هر کس با هر سطحی از مهارت های اجتماعی بالاخره به هر نحوی که هست، قادر خواهد بود که با همکارانش تعامل کند؛ اما آیا این گزاره حقیقت دارد؟ خیر. قطعا میزان مهارت های اجتماعی شما در ساختن محیط کاری سالم برای رشد گروه همکاران و خودتان ضروری و واجب است. ما در این مقاله به توضیح و شرح نکات مهم در ارتباط با همکاران می پردازیم.
ارتباط چهره به چهره را فراموش نکنید.
سعی کنید تا جایی که ممکن است در ارتباط با همکاران ، رو در رو اقدام کنید؛ مگر اینکه این امکان اصلا برایتان میسر نباشد. ارتباط رو در رو به شما کمک می کند که بازخورد های دقیق تری دریافت کنید و احتمال ایجاد سوتفاهمات نیز با این کار کمتر می شود. ارتباط چشمی و شنیدن لحن و صدای متکلم به شنونده کمک می کند که پیام اصلی صحبت را به درستی درک کند و اگر ابهامی دارد، همان لحظه بپرسد.
بهترین راه ارتباط با همکاران را برای خودتان پیدا کنید.
هر کس بنا بر ویژگی های فردی و شخصیتی خود راه خاص خودش را برای ارتباط برقرار کردن دارد. برخی ارتباط کلامی را ترجیح می دهند، در حالی که برخی دیگر دوست دارند از طریق پیام ارتباط برقرار کنند. شما باید دریابید که کدام روش برای ارتباط با چه کسی بهتر جواب می دهد. به همکاران خود اجازه دهید که در رابطه با شما احساس راحتی کنند و هیچ وقت نوع خاصی از ارتباط را به آن ها تحمیل ننمایید.
اصل شفافیت را همیشه مدنظر بگیرید.
اگر از همکارانتان انتظار دارید که حرف و منظور اصلی شما را از میان کنایه ها و صحبت های در لفافه تان تشخیص دهند، متاسفانه باید بگوییم که شما مهارت های ارتباطی درستی ندارید و احتمالا در محیط کار خود و در ارتباط با همکاران به مشکل خواهید خورد. شما باید سعی کنید برای رساندن معنی اصلی حرف خود، صریح و واضح صحبت کنید. فرقی ندارد حرف شما یک توصیه کاری است یا یک درخواست رسمی، به هرحال باید طوری بیان شود که مخاطبتان کاملا متوجه اهمیت موضوع برای شما و نکته اصلی بشود و بتواند اقدامات لازم را انجام دهد.
سعی کنید شنونده خوبی باشید.
کلید موفقیت در هر نوع ارتباطی، داشتن مهارت در شنوندگی است. شما باید قبل از آنکه به دنبال پاسخ دادن به محرک ها باشید، ابتدا به خوبی بشنوید. همان طور که شما انتظار دارید که همکارانتان به ایده ها، نگرانی ها و توصیه های شما گوش فرا دهند، خودتان نیز موظف اید که حرف های آن ها را بشنوید و در صورت لزوم تغییرات لازم را ایجاد کنید.
از اپلیکیشن های ارتباطی مناسب استفاده کنید.
هر محیطی شرایط و ضوابط خود را دارد. در یک محیط رسمی مثل محل کار نمی توان همانگونه رفتار کرد که در خانه یا در میان جمع دوستانمان رفتار می کنیم. به همین ترتیب استفاده از پیام رسان ها و اپلیکیشن هایی مثل واتساپ و… برای ارتباطات کاری چندان پسندیده نیست. برای رساندن یک پیام رسمی کاری بهتر است که از ایمیل سازمانی، جیمیل یا محیط هایی مثل Google Workspace بهره ببرید. این نکته برای ثبت هرچه بهتر جزییات و پیگیری روند های کاری در طول زمان حائز اهمیت است.
در نحوه نوشتن ایمیل های کاری خود، نهایت دقت را به کار ببندید.
همان طور که پیش تر اشاره شد، ایمیل ها مهم ترین ابزار ارتباطی درون سازمانی هستند و نباید آن ها را سهل انگاشت. شما باید نحوه نوشتن یک نامه و ایمیل رسمی را بلد باشید و به تناسب سازمانی که در آن کار می کنید، تکنیک های نوشتاری را استفاده کنید. برای نوشتن هرچه بهتر ایمیل های کاری، سعی کنید ضوابط را با یکی از افراد با تجربه در سازمان چک کنید.
احترام همه همکاران را نگه دارید.
فرقی نمی کند با زیر دستان خود صحبت می کنید یا رییستان. به هرحال باید جوانب ادب را رعایت کنید. لحن رسمی و محترمانه ای در پیش بگیرید و از به کار بردن الفاظ ناشایست در محل کار و به خصوص در ارتباط با همکاران خود خودداری کنید.
زیادی صمیمی نشوید.
اینکه روابط دوستانه و حسنه ای با همکاران خود برقرار کنید، بسیار عالی است؛ اما از به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی و جزییات زندگی روزمره خود بپرهیزید. این برای حفظ حریم ها و حرفه ای ماندن محیط کار بسیار مهم است.
جمع بندی
داشتن ارتباط با همکاران بخش جدایی ناپذیر کار کردن در یک محیط اداری است؛ اما ممکن است برقراری ارتباط سالم برای همه افراد کار آسانی نباشد. شما باید تلاش کنید تا حریم ها و ضوابط محیط کاری خود را در روابطتان رعایت کنید و تا حد امکان مودبانه و دوستانه رفتار نمایید. البته به کار گرفتن ابزار ها و تاکتیک های مناسب نیز برای داشتن روابطی سالم حائز اهمیت است.
source